数字化时代的科研管理，高校如何积极推进？
发布时间：2024.03.15
发布者：大数华创
数字化时代的科研管理
高校如何积极推进？
“互联网+”时代的背景下，信息技术从信息化演变至数字化、智能化，随着高等院校数字化校园的建设在不断完善中，科研管理在数字化校园建设中也是不可获取的一部分。高校的科研管理也随之进入了一场引入大数据和结合实际业务场景，迎来了数字化、智能化时代的新变革。同时对于科研管理规范化、内部控制也将面临新挑战。大数华创通过整合互联网+思维方式和内部控制概念，构建了科学的科研管理系统，以期将高校科研管理以规范化、精细化、科学化和信息化的方式进行推动，以进一步提升科研管理水平。
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目前，很多高校在科研管理中其实面临诸多问题，从信息储存、各职能部门工作协作、管理项目发现，频频出现高校科研管理工作效率低，工作战线长，科研管理工作者管理服务滞后的情况；出现以上情况，经调研发现主要有如下几点：
1、老系统功能不完善
当前的大部分高校均已在使用科研管理系统，大部分系统往往会出现系统功能不完善的情况，如：科研项目所产生的科研成果采集还在采用传统的“录入-审核制”方式，导致很多老师疲于录入，费时费力，缺乏积极性导致数据更新缺乏高效性及及时性，管理人员无法准确使用数据；知识产权管理未与国家局数据库对接，无法及时提醒续费，管理服务滞后；学校本科生和研究生库数据库对接缺乏，导致“创新创业教育”数据统计困难；教研信息未纳入数据库管理，导致教学和科学研究数据分离；档案管理系统之间不互通，迫使电子科研文档难以管理，不利于历史数据归档和查询。
2、项目数据与成果数据无关联
当前，高校各职能部门都拥有各自的管理系统，这些系统由不同的开发商开发，使用不同的数据字典，导致系统之间的兼容性低，数据共享程度有限。部门之间的数据交换主要依赖于人工传递，难以形成高效的联动管理。科研管理部门需要定期从校内其他系统中导入科研人员和经费信息，而这一过程通常繁琐且容易出错，影响了数据的准确性和及时性。此外，高校在职称评定、博硕导评审、研究生招生指标等工作中需要涉及科研成果数据，但教师和管理人员需要花费大量时间收集和整理数据，效率较低。
3、数据积累注重量，缺乏自动分析和挖掘的能力，难以支撑决策力
高校科研管理系统通常以Excel表格形式展示数据统计结果，形式相对单一，当数据量较大时，展示效果不够直观。此外，虽然系统积累了大量数据，但只能进行简单的查询和统计，缺乏对数据内在信息的挖掘和分析能力。这使得系统难以满足学科交叉、优势学科遴选等学校重要决策工作的需求，也无法为科研管理人员和校内高层管理人员提供决策支持。
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大数华创整合了互联网+思维方式和内部控制概念，构建了科学的科研管理系统。该系统细分科研项目，将纵向、横向、自发性项目精细化管理，覆盖了从申报、立项、结题等项目全周期的管理，结合高校数字化校园，助力数字化校园建设，提供便捷化的服务，为进一步的科研管理及服务水平提升一个台阶。
科研管理系统基于项目全生命周期管理的概念，设计模块主要包含个人主页、纵向项目、横向项目、自发性项目管理、科研成果管理、项目经费管理、委员会管理、科研绩效管理、专家库及统计分析等功能；
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根据纵向项目的管理特点，通过不同角色划分不同的管理模块，涵盖纵向项目的立项、中期检查、结项管理等过程管理及相关过程中的人员、文档和经费管理。主要功能模块包括项目概览、项目列表浏览、项目立项、变更、项目成员、项目成果、项目导入和项目文档等。管理过程中，实现了科研过程中的经济活动与财务核算的紧密衔接，达到科研管理与财务经费管理的全面对接。
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根据横向、自发性项目的管理特点，通过不同角色划分不同的管理模块，以合同为主线实现横向项目管理功能。主要功能模块包括项目概览、项目立项、合同变更、项目中检、项目文档管理和合同导入。管理过程中，实现了科研过程中的经济活动与财务核算的紧密衔接，达到科研管理与财务经费管理的全面对接。
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与学校现有的财务系统紧密关联，通过系统间的数据和业务流程关联，实现科研项目管理过程中的资金管理。主要包括科研预算、经费收入支出以及经费维护、费用提取方案等模块。通过与财务系统相关数据和流程的平滑对接，实现了科研立项、预算申报、到款认领的全方位管理，提高了原有科研经费管理的效率。
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系统委员会信息的全面管理，包含委员会成员、委员会会议管理等功能模块，系统结合智能终端，在会议场点设立身份验证，通过人脸识别等方式进行身份验证，记录参加会议的人员信息。
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系统基于纵向、横向项目的精细化管理，对科研活动产生的成果及成果认定进行统一管理。主要包括学术论文、著作、成果获奖等方面的成果认领、认定审核管理和统计分析。学术论文管理通过机器人实时从CNKI、SCIE、WebofScience、EngineeringVillage等数据库中抓取科研论文的署名，并自动关联JCR期刊分区和影响因子，直接向论文作者推送论文信息，作者登录系统后可以认领并完善信息，减少了老师的录入工作量和管理。
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系统内置自定义评分规则和评分权重功能，支持管理人员设定评分规则，系统根据自定义规则自动计算绩效分数；
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系统支持遴选专家，提供完整的专家库档案管理，联合项目进行数据联动，可查看到专家的参与项目、主导项目、参与评审项目、产生的科研成果等信息。
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根据系统完整的项目记录和数据记录，对科研管理过程中的相关数据进行统计，支持主管领导部门要求的数据上报格式，生成相关报表；支持学校的多种科研统计口径，生成相关报表信息；支持从财务系统直接获取经费执行情况，实现相关资金情况报表数据的准确生成。
科学的科研管理系统构建，为高校科研项目的进一步推进和全流程标准化管理起到了至关重要的作用。不仅仅实现了科研项目从合同审核立项、经费到账认领、财务开票申请、指标下拨、预算录入、预算变更等科研项目全过程信息化管理，同时也实现了学术论文、成果获奖、知识产权等业务的全流程一体化管理。
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